Świat oszalał na punkcie Asystentów Wirtualnych, czas na Polskę – poznaj nowy zawód, który przyspieszy rozwój Twojej firmy [wywiad z Polą Sobczyk z BrandAssist]
Kolejny przykład na to, że Szczecin jest miastem ludzi z dużym potencjałem, niezwykle przedsiębiorczych i ciekawych osobowości! Ostatnio miałam okazję spotkać się i porozmawiać z Polą Sobczyk – założycielką firmy BrandAssist. Na świecie branża ma się już bardzo dobrze. Szereg światowych marek takich jak Pinterest, czy The New York Times korzysta z usług asystenckich. W Polsce jest obecnie na etapie bardzo szybkiego rozwoju. Pozytywne i natychmiastowe efekty działań sprawiają, że Asystenci Wirtualni mogą zostać u nas na stałe.
BrandAssist to firma zajmująca się wynajmem usług asystenckich. Asystent Wirtualny to osoba, która zdalnie wspiera wykonanie zadań przedsiębiorców lub ich zespołów w firmie. To niezawodny i zawsze dyspozycyjny pracownik, który wykona czasochłonne zadania niezbędne dla rozwoju przedsiębiorstwa. Najpopularniejsze z nich to stworzenie oferty sprzedażowej, obsługa skrzynek mailowych, aktualizacja informacji na stronach firmowych, czy wsparcie w realizacji sklepu internetowego.
W wywiadzie z Polą rozmawiałam m.in.
- o pomyśle na stworzenie BrandAssist,
- o trudnościach w pracy Asystenta,
- o wymagającej rekrutacji,
- o inspiracjach biznesowych.
Daria Matyszewska: Skąd wzięłaś pomysł na taki biznes? Jak długo działasz?
Pola Sobczyk: BrandAssist ma niespełna dwa lata. Zaczęło się od tego, że pracowałam jako asystentka zarządu w pewnej poznańskiej firmie. Moi znajomi zaczęli prosić mnie o pomoc w założeniu Facebooka albo w sprawach organizacyjno-biurowych i chcieli żebym coś dla nich zrobiła po pracy. Szybko się zorientowałam, że skoro mogę im pomagać zdalnie w ten sposób, czemu po prostu nie zacząć na tym zarabiać.
Po tym jak dość nieoczekiwanie straciłam pracę, długo zastanawiałam się, co robię rzeczywiście dobrze. Miałam sporą wiedzę i doświadczenie w wielu dziedzinach, nigdy nie lubiłam siedzieć w jednym miejscu, a ponadto uwielbiałam pomagać ludziom. Wciąż wykonywałam pojedyncze zadania dla różnych firm. Połączyłam te fakty i wymyśliłam Asystentów Wirtualnych. Wtedy byłam przekonana, że odkryłam Amerykę! Wujek Google szybko rozwiał moją ekscytację, takie usługi już istniały, jednak w Polsce ten zawód był praktycznie nieznany. Do dziś mylony jest z coachingiem albo freelance.
Stworzyliśmy stronę i szukałam odpowiedniego modelu biznesowego, takiego którego nie ma nikt. Mamy obecnie dwie możliwości rozliczenia: standardowe dla tej branży, czyli praca godzinowa oraz pakiety zadaniowe, które nierzadko zaskakują klientów szerokim rodzajem usług i korzystną ceną. Kiedy kupujesz u nas pakiet 10 zadań to w jednym zadaniu masz np. 2 posty na Facebooku, stworzenie i wysyłkę newslettera albo tydzień opieki nad skrzynką pocztową.
W standardzie roboczogodzin są zadania powtarzalne, takie jak pełna obsługa profilu na Facebooku lub odbieranie telefonów w celu umawiania wizyt. Co ciekawe, nasza strona internetowa była zmieniana 7 razy. Ciągle wpadam na nowe pomysły – zawsze jest coś do poprawienia i ulepszenia.
Kto potrzebuje Asystentów Wirtualnych? Czy jest jakiś zakres branż szczególnie zainteresowanych tym tematem?
Pola: Mamy bardzo różnych klientów. Zauważyłam większe zainteresowanie ze strony osób, które prowadzą jednoosobową działalność, są markami samymi w sobie. Kobiety, które tworzą webinary, coachowie, trenerzy – branża rozwoju osobistego.
Jeśli chodzi o branże to przede wszystkim ecommerce, rozrywkowa, wsparcie handlowców (np. w branży budowlanej), gastronomia i edukacyjna. Asystent Wirtualny jest coraz częściej rodzajem benefitu, dlatego pracujemy również z managerami i prezesami. Zgłaszają się też do nas blogerzy, którzy mają już mnóstwo obserwujących i brakuje im czasu dla siebie. Dzięki nam taka osoba może skupić się tylko na tworzeniu wartościowego contentu i sprzedaży, a wszystkie te monotonne czynności typu wyszukiwanie informacji, przenoszenie produktów na e-sklep itd. zlecać.
A jakie są najpopularniejsze zadania?
Pola: Na pewno tworzenie prezentacji, ofert, pisanie tekstów i realizacja sklepów internetowych. Przedsiębiorcy niekoniecznie sobie radzą z ofertami sprzedażowymi lub przedstawiającymi swoje produkty. Umawianie spotkań, wstawianie treści do strony, aktualizowanie, obsługa prywatnych wiadomości na Facebooku, czyszczenie maili ze spamu, wypisywanie z newsletterów, czy miękka windykacja. To nasze najpopularniejsze zadania i wciąż dochodzą nowe.
Pracujecie tylko zdalnie?
Pola: Na samym początku chcieliśmy zrobić coś takiego jak concierge albo asystenci personalni. Jednak to się nie sprawdzało. Co prawda w Warszawie było duże zainteresowanie takimi zadaniami jak odprowadzenie samochodu, czy opieka nad psem, jednak to wymagało inwestycji i zatrudniania większej ilości pracowników, dlatego tymczasowo skupiliśmy się tylko na Asystentach Wirtualnych.
„Wybór Asystenta zamiast zatrudnienia pracownika jest dużo oszczędniejszy – to różnica rzędu 1100 zł kosztów miesięcznie”
Podczas większych projektów mam możliwość pracować u klienta w biurze. Obecnie pracuję tak 2 razy w tygodniu plus zdalnie codziennie porządkując bałagan organizacyjny i marketingowy jednej z firm.
Jak wiadomo, klienci mają czasem bujną wyobraźnię i oczekiwania. Czy trafiły się jakieś nietypowe prośby?
Pola: Tak, czasem są to bardzo ciekawe zadania, jak na przykład obserwowanie w internecie haseł związanych z konkurencją klienta i polecanie zamiennie jego usług. Ciekawe doświadczenie.
Dlaczego warto zatrudnić Asystenta Wirtualnego zamiast pracownika na etat?
Pola: Wybór Asystenta zamiast zatrudnienia pracownika jest dużo oszczędniejszy – to różnica rzędu 1100 zł kosztów miesięcznie (przy umowie o pracę i wynagrodzeniu 2500 zł netto). Wydaje mi się, że ta różnica będzie się zwiększać, ponieważ rosną oczekiwania pracowników. Nasz klient nie musi się też martwić o zapewnienie zwolnień, urlopów, chorobowych. On zawsze ma do dyspozycji Asystenta. Do tego dochodzi brak kosztów stanowiska: biurka, laptop, programy itp.
Drugą rzeczą jest to, że nasz klient ma pewność, że asystent ma doświadczenie, to nie jest osoba która się uczy.
Czy klienci nie mają problemów z zaufaniem? Wydzielane są takie zadania, które czasem mają charakter poufny.
Pola: Gwarantujemy wszelkie zabezpieczenia, Asystenci w BrandAssist mają bardzo rygorystyczne umowy. Nie przetrzymujemy żadnych danych. Jeśli klient rezygnuje ze współpracy, usuwamy wszystko.
Recenzje zebrane od czasu działania firmy są na 6+. Bardzo pilnuję tego, aby klienci czuli się bezpiecznie powierzając nam swoje zadania.
A gdybyś miała określić zestaw umiejętności asystenta?
Pola: To osoba, która musi ciągle szukać, uczyć się, robić czasami coś ponad i mieć anielską cierpliwość. Proces rekrutacji u nas jest na tyle rygorystyczny, że to wszystko weryfikuje. Ja na rozmowach kwalifikacyjnych czasami zachowuje się irracjonalnie, żeby zobaczyć jaka jest reakcja osoby po drugiej stronie. Pamiętam jedną dziewczynę, która wręcz przestraszyła się mnie, kiedy zobaczyła (na Skype) roztrzepaną i zmęczoną osobę. Nie dała rady. Wirtualna Asystentka ma wysoką odporność na stres. Takich klientów miewamy: dzwonią, przeklinają, są nerwowi….
„Asystent to osoba, która musi ciągle szukać, uczyć się, robić czasami coś ponad i mieć anielską cierpliwość.”
Asystent Wirtualny z BrandAssist to osoba, która świetnie ogarnia organizację biura i obsługę klienta, do tego specjalizuje się w jakiejś dziedzinie: HR, event, social media, marketing. Jeśli chodzi o charakter – to musi być komunikatywna, z miłym głosem, bardzo dyspozycyjna, odporna na stres.
Jakie wyzwania czekają przed BrandAssist?
Pola: Inne kraje. Bardzo chciałabym przejść na rynek niemiecki i francuski. To są wyzwania na najbliższe 5 lat, natomiast teraz wyzwaniem są szkolenia na Asystentów Wirtualnych. Wielu ludzi chce pracować w tej branży, ale nie ma pojęcia na co uważać i co warto umieć.
Masz takie osoby, którymi się inspirujesz w swojej pracy?
Pola: Jacek Walkiewicz – mówca motywacyjny, popularny bloger Michał Szafrański. Z amerykańskich: Chris Ducker – pomysłodawca i zwolennik Asystentów Wirtualnych i Jeffrey Gitomer – guru handlowców. Z polskiego podwórka jest jeszcze Ewelina Muc, czyli mistrzyni WordPressa dla zielonych i Ola Budzyńska – Pani swojego czasu, obie stworzyły swoją internetową społeczność, która obroni je w każdej sprawie.
Dziękuję za ciekawą rozmowę. Trzymam kciuki za dalszy rozwój i plany.
Pola: Dzięki!
Polub BrandAssist na Facebooku i bądź na bieżąco!
Artykuł powstał we współpracy z BrandAssist, które jest partnerem Szczecin Blog.
