Każda osoba prowadząca własną działalność gospodarczą, doskonale wie, czym jest faktura VAT. To właśnie z jej pomocą dokumentowana jest sprzedaż lub wykonanie usługi. Niewątpliwie ten rodzaj dokumentu jest najpopularniejszą formą potwierdzającą dokonywanie transakcji.
Czym jest faktura VAT?
Najczęściej spotykanym dokumentem stosowanym w obrocie gospodarczym jest faktura. To pisemne potwierdzenie sprzedaży towarów, produktów, wyrobów, a także usług. Stanowi również podstawę do rozliczenia podatku. Jest ona wystawiana przez sprzedawcę w dwóch identycznych egzemplarzach. Oryginał otrzymuje kupujący, kopia pozostaje u zbywcy. Jedynym wyjątkiem jest faktura RR (rolnik ryczałtowy). W tym przypadku to nabywca towarów rolnych wystawia stosowny dokument. Oryginał otrzymuje rolnik, natomiast kopia zostaje u kupującego.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktury należy archiwizować przez okres 5 lat. Forma przechowywania zależy od przedsiębiorcy. Dokumenty mogą być składowane w formie papierowej, odpowiednio posegregowane i opinane w teczkach, skoroszytach czy segregatorach lub elektronicznie na dysku, czy nośnikach.
Jakie są rodzaje faktur VAT?
W obrocie gospodarczym funkcjonuje kilka rodzajów faktur. Można do nich zaliczyć:
- Faktura VAT podstawowa – to najpopularniejszy rodzaj faktury występujący na co dzień w obrocie gospodarczym. Dokument ten stanowi potwierdzenie dokonanej transakcji pomiędzy podatnikami VAT.
- Faktura zaliczkowa – stanowi potwierdzenie wpłaty zadatku, zaliczki lub przedpłaty przed dokonaniem transakcji. W przypadku, kiedy wpłacona kwota nie obejmuje całości przedmiotu sprzedaży lub świadczonej usługi koniecznie należy wystawić fakturę końcową.
- Faktura końcowa – jest wystawiana w sytuacji, kiedy przed wykonaniem transakcji była pobrana co najmniej jedna zaliczka, której suma była mniejsza niż końcowa wartość sprzedaży lub usługi. Dokument ten jest sporządzany w chwili ostatniej płatności. Stanowi potwierdzenie dokonanych wcześniej wpłat oraz wskazuje pozostałą sumę, którą należy uiścić (w przypadku, kiedy suma zadatków nie objęła całości wartości).
- Faktura uproszczona – jest to paragon fiskalny, którego wartość nie może przekroczyć 450 zł brutto. Koniecznie musi zawierać NIP kupującego. Dokument ten jest traktowany jako zwykła faktura.
- Faktura korygująca – wystawiana jest w sytuacji, kiedy należy skorygować błędy, które zawierała faktura pierwotna. Korekta może dotyczyć ceny, stawki VAT, jednostki miary czy kwot. Dokument ten sporządza się również w przypadku reklamacji lub zwrotu przedmiotu sprzedaży (w części lub całości), a także w przypadku udzielonego rabatu.
- Faktura VAT małego podatnika – jest ona przeznaczona dla osób rozliczających się metodą kasową. Obowiązkowe jest umieszczenie na dokumencie adnotacji „metoda kasowa”.
- Faktura VAT RR – stanowi wyjątek, ponieważ wystawiana jest przez kupującego (nie przez sprzedającego). Dokument ten odnosi się do transakcji z rolnikiem ryczałtowym.
- Faktura pro forma – nie jest to dokument księgowy, dlatego nie ma mocy podatkowej, stanowi jedynie formę informacyjną.
Jakie są rodzaje faktur bez VAT?
W obrocie gospodarczym istnieją również faktury bez VAT, można do nich zaliczyć:
- Stawka VAT 0% – w określonych sytuacjach sprzedawca może sporządzić dokument ze stawką VAT 0%. Jednak w dalszym ciągu jest to sprzedaż opodatkowana, czyli osoba wystawiająca taką fakturę może rozliczyć VAT oraz wnioskować o jego zwrot.
- Stawka „zw” – inaczej mówiąc, zwolniony z opodatkowania. Podmioty uprawnione do wystawiania dokumentów ze stawką zw są określone w art. 43 Ustawy o VAT. Chcąc wystawiać faktury, przedsiębiorca musi być zarejestrowany jako podatnik VAT. W przeciwnym wypadku może sporządzać jedynie rachunki.
- Stawka „np” – podatnik nieopodatkowany w Polsce. Dokumenty ze stawką „np” sporządza się w przypadku sprzedaży nieopodatkowanej na terytorium naszego kraju. Faktury „np” najczęściej odnoszą się do eksportu usług, który według zasad ogólnych są opodatkowane w kraju nabywcy.
- Faktura marża – najczęściej odnosi się do sprzedaży towarów używanych. Na fakturze nie jest umieszczany VAT, jednak sprzedawca musi ten VAT zapłacić (zapłacie podlega VAT od marży).
Jakie informacje muszą znajdować się na fakturze VAT?
Faktura VAT powinna zawierać następujące dane:
- data wystawienia dokumentu;
- data dokonania/zakończenia dostawy;
- kolejny numer dokumentu;
- dane stron wraz z nr NIP;
- w przypadku usług należy podać rodzaj lub nazwę;
- w przypadku towarów/produktów należy określić ich ilość/miarę;
- cena jednostkowa;
- wartość usług/towarów w kwocie netto;
- stawki podatku;
- suma wartości netto z uwzględnieniem podziału na poszczególne stawki podatku, a także sprzedaż zwolnioną z podatku;
- kwota podatku od końcowej wartości sprzedaży netto wraz z podziałem na stawki podatku;
- kwota rabatów/obniżek;
- kwota należności ogółem.
W jaki sposób wystawić fakturę VAT?
Faktura może być wystawiona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W tej kwestii przedsiębiorca ma dowolność. Jednak o wiele prostszym i szybszym rozwiązaniem jest wystawianie faktur online. Na rynku dostępna jest spora ilość odpowiednich programów, które służą do sporządzania takich dokumentów. To nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim łatwy, szybki i prosty sposób wystawiania faktur. Dodatkowo takie programy minimalizują ryzyko błędów, a w przypadku zaginięcia dokumentu bez problemu można wystawić duplikat. Co więcej, dzięki odpowiednim ustawieniom, dany system jest w pełni dopasowany do potrzeb przedsiębiorcy.
Mimo iż faktura VAT jest najczęściej stosowana w obrocie gospodarczym, to oprócz niej sprzedawcy mają możliwość wystawienia innego rodzaju tego dokumentu. Wszystko uzależnione jest od przepisów podatkowych i konkretnych sytuacji.
Artykuł partnera
