Eventy hybrydowe i live streaming mocno zyskały na popularności w czasie pandemii. Co więcej, okazało się, że są one tak wygodną formą prowadzenia konferencji czy innych wydarzeń, że wiele osób i firm wykorzystuje je nawet teraz, kiedy większość obostrzeń związanych z Covid-19 zostało zniesionych. Zobaczmy, jak krok po kroku zaplanować dobry event hybrydowy.
Dlaczego planowanie eventu hybrydowego jest ważne?
Niektórzy mogliby pomyśleć, że zorganizowanie eventu hybrydowego nie wymaga zbyt długich przygotowań. Wystarczy odpowiednio ustawić mikrofon, kamerę i włączyć live streaming. Takie przekonanie jest jednak błędne. Dlaczego? Otóż event hybrydowy to nie tylko live streaming publikowany w sieci, gdzie internauci mogą wyłącznie oglądać poczynania na scenie. Live streaming w wydarzeniu hybrydowym nie może być traktowany jak film puszczony dla widzów. Uczestnicy wydarzenia hybrydowego biorą bowiem w nim aktywny udział, współtworzą je i mimo iż partycypują w wydarzeniu za pomocą transmisji to są takimi samymi uczestnikami jak osoby będące na evencie stacjonarnie. Muszą oni czuć się równie ważni i istotni co uczestnicy na miejscu. W związku z tym, należy dołożyć wszelkich starań i odpowiednio zaplanować oraz przetestować wszystkie, nawet najdrobniejsze aspekty wydarzenia hybrydowego, aby było ono dostępne w takim samym stopniu i dla osób na sali i dla tych w sieci.
Przed eventem
Krok 1 – ustalenie miejsca i godziny
Bardzo istotną sprawą jest znalezienie odpowiedniego miejsca, w którym event hybrydowy ma się odbyć. Przed ostatecznym wyborem trzeba się upewnić, że sala, hala czy inne pomieszczenie jest przystosowane do tego, aby zorganizować w nim wydarzenie hybrydowe. Niezwykle ważna jest akustyka, możliwość oświetlenia pomieszczenia oraz jego wielkość. Oprócz wyboru pomieszczenia równie istotne jest wytypowanie daty oraz godziny wydarzenia. Zależy to w dużej mierze od grupy docelowej do której skierowany jest event.
Krok 2 – scenografia
Po wyborze miejsca należy rozplanować jego scenografię i wystrój. O ile w przypadku małych konferencji czy spotkań wystrojem będzie tylko tło, o tyle w przypadku dużych eventów pracy będzie dużo więcej. Wszelkie dekoracje czy przedmioty wykorzystywane podczas eventu powinny nawiązywać i kojarzyć się z daną marką, firmą czy inną instytucją, którą jest organizator eventu.
Krok 3 – odpowiednia platforma
Wybrana platforma do transmitowania eventu hybrydowego w sieci musi posiadać wszystkie funkcje (np. możliwość przeprowadzania ankiet, czat), których potrzebujemy podczas wydarzenia oraz mieścić odpowiednią ilość użytkowników.
Krok 4 – sprzęt
Uczestnicy eventu hybrydowego, którzy biorą w nim udział w sposób zdalny powinni czuć się tak, jakby znajdowali się na sali, gdzie ma miejsce wydarzenie. Aby to osiągnąć, organizatorzy eventu muszą zadbać o dobry sprzęt umożliwiający wysoką i płynną jakość obrazu i dźwięku. Należy go dokładnie ustawić, wyregulować i przetestować, aby wszystko działało jak należy.
Krok 5 – plan eventu
Planując event hybrydowy trzeba napisać jego ogólny zarys. Pozwoli to na płynne przeprowadzenie wydarzenia i realizację wszystkich jego założeń. Warto mieć również awaryjny plan B na wypadek sytuacji, w których coś pójdzie nie tak. Należy przy tym pamiętać, że plan ten musi uwzględniać zarówno widownię stacjonarną, jak i tą online.
Po evencie
Dobry plan nie kończy się na realizacji eventu. Zakłada on jednak również różnego rodzaju czynności, które należy wykonać po wydarzeniu hybrydowym. Mowa tu głównie o pomiarze skuteczności. Pozwala to na sprawdzenie, czy event odniósł sukces i czy udało się osiągnąć założone cele. Takie podsumowanie wydarzenia i opracowanie statystyk pozwala na wyciągnięcie wniosków na przyszłość i sprawienie, aby kolejny event był jeszcze lepszy od poprzedniego. O zdanie i odczucia warto podpytać również uczestników eventu, zarówno tych stacjonarnych, jak i tych, którzy uczestniczyli w nim zdalnie.
