Nowa ustawa prawo zamówień publicznych, która weszła w życie dnia 11 września 2019 roku, wprowadziła szereg zmian dotyczących odrzucenia oferty wykonawcy. Skorygowano zarówno przesłanki już istniejące, jak i dodano nowe, które pozwoliły na jeszcze większą transparentność realizacji zamówienia publicznego. W tym artykule przywołamy najpopularniejsze błędy, jakie popełniają wykonawcy, które kończą się wykluczeniem ich propozycji z konkursu ofert.
UM przetargi – błędnie podpisana oferta
To najczęstszy problem spotykany na rynku zamówień publicznych. Od momentu wprowadzenia nowych regulacji, ofert nie możemy już podpisywać ręcznie. Zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, komunikacja w postępowaniu, jak również składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, poza wyjątkami określonymi wprost w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. I tak dla przedsięwzięć o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, propozycję wraz z załącznikami składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Artykuł 781 §1 Kodeksu Cywilnego definiuje, że postać elektroniczna musi być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z kolei na przetargi poniżej progów unijnych, dopuszczane jest składanie ofert w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Niezwykle ważne jest trzymanie się tych wytycznych, gdyż błędnie wykonany podpis skutkuje odrzuceniem oferty bez możliwości poprawy.
UM przetargi – brak zaszyfrowania
Ustawa Prawo zamówień publicznych obliguje podmiot wszczynający postępowanie do zachowania poufności, aż do czasu upływu terminu otwarcia ofert. Jeszcze do niedawna poufność była dochowana dzięki zamkniętym kopertom składanym w urzędzie. Dzisiaj niezbędne jest wykorzystanie środków elektronicznych, a konkretnie narzędzi szyfrujących. Te są zazwyczaj integralną częścią platformy, na której realizowane są przetargi. Czasami jednak trzeba wykonać dodatkowe czynności. Przykładem może być tu serwis miniPortal, który ma wbudowane specjalne narzędzie do szyfrowania plików. Pominięcie tego kroku skutkuje koniecznością odrzucenia oferty.
W kontekście szyfrowania zdarzają się też inne błędy. Czasami wykonawcy prawidłowo postępują z samym formularzem oferty, ale nie dokonują szyfrowania załączników, na przykład gwarancji wadialnej. Zgodnie z wyrokiem KIO sygn. akt 130/19 brak zaszyfrowania załączników do oferty stanowi naruszenie art. 86 ust. 1 ustawy PZP. Skutkiem takiego postępowania jest niezgodność oferty z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, a tym samym na podstawie art. 89 ust.1 pkt 1 ustawy Pzp zamawiający winien taką propozycję odrzucić.
UM przetargi – brak dołączeniu wymaganych załączników
Przetargi mogą zawierać różne wymagania dotyczące składania ofert. Zdarzają się sytuacje, szczególnie częste, gdy realizowane są zlecenia budowlane lub usługi, że zamawiający oprócz formularza ofert wymaga także przedłożenia zestawienia kosztów zadania. Brak wymaganego dokumentu nie pozwala na analizę i ocenę oferty, co stwarza bezwzględną konieczność jej odrzucenia w oparciu o treść art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. Propozycja nie spotka się także z przychylnością zamawiającego, jeśli nie będzie zawierać zabezpieczenia wadialnego. To powinno być wniesione przed terminem składania ofert. Z drugiej strony istnieje też szereg załączników, których pominięcie przy składaniu propozycji nie skutkuje natychmiastowym odrzuceniem. W przypadku oświadczeń czy pełnomocnictwa zamawiający ma najpierw obowiązek wezwania wykonawcy do uzupełnienia oferty. Dopiero brak reakcji skutkuje odrzuceniem.
Zlecenia budowlane – błędy z zabezpieczeniem wadialnym
Nadal wielu wykonawców ma problem z prawidłowym zabezpieczeniem oferty. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 97 ust. 10 ustawy Prawo zamówień publicznych, wadium może być wnoszone w:
-
pieniądzu,
-
gwarancji bankowej,
-
gwarancji ubezpieczeniowej,
-
poręczeniu udzielanym przez podmiot, o których mowa w art. 6b ust 5 pkt 2 ustawy o PARP.
Niezależnie, którą z tych opcji wykonawca wybierze, musi prawidłowo ją przeprowadzić. Bardzo często zdarza się, że wadium wniesione w pieniądzu księguje się po terminie składania ofert. Wykonawca nie uwzględnił czasu, jaki zajmie instytucji finansowej prawidłowe przekazanie środków. To stanowi podstawę do odrzucenia propozycji, nawet jeśli spóźnienie wynosiło kilka minut. Innym problemem występującym z zabezpieczeniem wadialnym jest wystawienie dokumentu poręczenia lub gwarancji na zbyt krótki czas lub inny podmiot.
Zlecenia budowlane – zmiana formularza oferty
Co do zasady formularz oferty winien być sporządzony zgodnie z wymaganiami wynikającymi ze Specyfikacji Warunków Zamówienia. Wykonawcy nie powinni samodzielnie dokonywać modyfikacji dokumentu w zakresie odnoszącym się do cen jednostkowych, sposobu kalkulacji czy harmonogramu realizacji. Wyjątkiem może być tu sytuacja, gdy takie korekty dopuszcza SWZ postępowania na zlecenia budowlane lub innego. Jeśli dojdzie to usunięcia jakiegoś elementu formularza albo też jego nieuprawnionej korekty, obowiązkiem zamawiającego jest odrzucenie oferty z uwagi na niezgodność jej treści z treścią SWZ. W tym wypadku nie ma miejsca na dodatkowe wyjaśnienia czy ‘drugą szansę’.
Gdzie szukać przetargi?
Przetargi muszą być ogłaszane na stronie internetowej zamawiającego. Jednostki samorządu terytorialnego powinny także dodatkowo dodać odpowiednią adnotację w Biuletynie Informacji Publicznej. Przeglądanie wszystkich dostępnych witryn jest praktycznie niemożliwe. Z tego powodu do dyspozycji wykonawców powołano serwis https://www.oferent.com.pl, który ściąga i agreguje dostępne ogłoszenia z rynku. Usługa jest płatna, ale zapewnia darmowy okres próbny. Korzystając z platformy, nie ominiemy żadnego interesującego nas postępowania, otrzymamy pełną dokumentację przetargową, a dodatkowo zbadamy dane historyczne, żeby lepiej poznać konkurencję. To idealny pomocnik, pozwalający na rozwój firmy.
